Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Nota AI er behandlingsansvarlig for personopplysninger samlet inn via tjenesten. Spørsmål kan rettes til post@notaai.no.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Kontoopplysninger: e-post, navn, passord (kryptert), profilbilde
Personlige opplysninger (kun ansatte/admin når oppgitt): adresse, fødselsdato, bankkontonummer, nærmeste pårørende, skattekort
Bedriftsopplysninger: navn, org.nr, adresse, kontaktinfo, logo
Regnskapsdata: bilag, fakturaer, kunder, prosjekter, timer
Sikkerhetsdata: 2FA-status, backup-koder (kryptert), innloggingsforsøk med IP og nettleser (lagres i 90 dager)
Supporthenvendelser: meldinger, vedlegg og samtaler med admin/Nota AI om feil og spørsmål
Tekniske data: IP-adresse, nettleser, innloggingstidspunkt
AI-samtaler med regnskapsassistenten (kun hvis aktivert)

2b. Behandling av data i AI-funksjoner

Nota AI bruker kunstig intelligens (Google Gemini via Lovable AI) til å tolke bilag, lage fakturautkast, generere tilbud, svare på spørsmål og bistå med årsavslutning.

Slik håndterer vi AI og dine data:

AI behandler kun data du selv legger inn eller laster opp, for å utføre den konkrete oppgaven du ber om.
AI brukes ikke til å lage psykologiske profiler av deg eller dine ansatte.
AI brukes ikke til automatiserte avgjørelser med rettslig virkning for enkeltpersoner. Alle forslag fra AI (fakturautkast, bilagsføring, lønnsberegning) skal kontrolleres og godkjennes av et menneske før bruk.
Data sendt til AI brukes ikke til å trene AI-modellene.
AI-funksjoner kan gi feil. Du er selv ansvarlig for å kontrollere at regnskapsdata er korrekte før innsending til regnskapssystem eller myndigheter.
Du kan når som helst slette AI-minnet ditt under Innstillinger.

Rettslig grunnlag for AI-behandling er oppfyllelse av avtalen om levering av tjenesten (GDPR art. 6.1.b) samt vår berettigede interesse i å tilby effektiv automatisering (GDPR art. 6.1.f).

3. Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler opplysninger for å levere tjenesten (avtale, GDPR art. 6.1.b), oppfylle regnskapsplikt etter bokføringsloven (rettslig forpliktelse, art. 6.1.c), og forbedre tjenesten (berettiget interesse, art. 6.1.f).

4. Hvor data lagres

All data lagres i datasentre i EU (Frankfurt, Tyskland). Data krypteres ved lagring (AES-256) og under overføring (TLS 1.3). Tilgangskontroll på radnivå sikrer at bedrifter kun ser sine egne data.

5. Underleverandører (databehandlere)

Lovable Cloud / Supabase – database og lagring (EU)
Lovable AI – AI-modeller for kvitteringstolkning og assistent
Fiken / Tripletex – regnskapssystem (kun ved frivillig tilkobling)

6. Lagringstid

Regnskapsdata oppbevares i minst 5 år iht. bokføringsloven. Andre opplysninger slettes når kontoen avsluttes. Du kan be om sletting når som helst – data slettes etter 30 dager (angrefrist), unntatt det som må beholdes ved lov.

7. Dine rettigheter

Innsyn i hva vi har lagret om deg (art. 15)
Eksport av dine data i maskinlesbart format (art. 20)
Korrigering av feil opplysninger (art. 16)
Sletting / «retten til å bli glemt» (art. 17)
Klage til Datatilsynet

Innlogget bruker kan eksportere og slette sin konto fra Innstillinger.

8. Sikkerhet

Vi bruker bransjestandarder for sikkerhet: kryptering, tilgangskontroll på radnivå, audit-logg, og sjekk mot lekkede passord (HIBP). Ved brudd varsles berørte og Datatilsynet innen 72 timer.

9. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen. Ved vesentlige endringer varsles brukere på e-post og må samtykke på nytt ved innlogging.